商务电子邮件必备的五大注意事项商务电子邮件必备的五大注意事项有哪些

1、搞清发送邮件对象、邮箱地址。发送邮件之前，必须搞清楚发送邮件的对象、职位(以便称呼对方)以及邮箱地址。To：email接收者邮箱地址;From：email发送者邮箱地址;CC：抄送;Subject：主题，即这份email的主要内容是什么。每一项都必须保证完全正确，Subject简单明了地写清楚是什么事即可，比如：pricing policy meeting(定价政策会议); letter of application(申请信)。

2、明确邮件目的。一般来讲，商务电子邮件分为以下几种：表达感谢(Thanking)、答复消息(Responding)、表达歉意(Apologizing)、通知(Announcing)、提醒(Reminding)、确认信息(Making Confirmation)、提出要求(Requesting)、询问原因(Inquiring)、提出建议(Making suggestions)等。每种类型都会相应的句型可供参考，这里以表达感谢和询问原因为例。表达感谢可以用Thank you for v+ing/ your reply. 开头;询问原因时，可以用Could you tell me...? Would it be possible for you to let me know ...? I wonder if you could explain... 等句型。对于英语基础不是特别扎实的同学来说，适当积累一些常用句型，对提高商务邮件书写能力及工作效率是很有帮助的。在平时多积累的基础上也可以阅读一些书籍参考，比如《商务英语周末课堂—电子邮件英语》。

3、正文内容直奔主题。商务邮件不需要过多的寒暄，恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。第一句说明邮件的目的，比如：Id like to discuss the meeting preparation with you. 表明邮件的目的是商讨会议准备，接下去再展开具体内容。商务邮件也不宜过长，阐述清楚即可，不需要过多修饰。

4、注意语气和措辞。除了英语不出错，说话的语气和措辞也要格外注意。同级之间、较为熟悉的工作伙伴之间可以采用非正式(informal)表达，而和上司汇报工作、和客户沟通则需要用正式(formal)用语。比如提出建议时，非正式场合可以说How is ... for you? Is... ok for you? 正式用语则要说成When would be convenient for you?

5、检查拼写。确保发送的邮件不要有拼写错误，可以先用电脑自动检查一遍，不确定的单词查字典确认。拼写虽是小事，却反映出办事的态度，千万不要因为拼写而给对方造成不好的印象。